Plano de Ação: Mais importante que o resultado é o caminho

Plano de Ação: Mais importante que o resultado é o caminho

Há dezenas de ano ouço com veemência o termo “Plano de Ação”, mas sempre com utilização real para se alcançar um objetivo. Neste mundo contemporâneo, fica cada vez mais latente que é muito complexo alcançar ideais de qualquer natureza, negligenciando esta etapa relevante.

O Plano de Ação nada mais é do que um manual a ser seguido por um indivíduo ou organização. É um cronograma de suas atividades, que podem incluir serviços diários e ações claras a curto, médio ou longo prazo. É um passo a passo consciente e tem a mesma relevância que uma planta de uma casa tem para um pedreiro.

Baseado na fundamentação cíclica do Processo MetaVisão 4D, o plano de ação precede à ação e é o passo seguinte da validação de um caminho natural que tem como ideal alcançar uma concretização final. Dificilmente conseguimos “co-criar” e validar um planejamento, pulando esta importante etapa, pois é justamente aí que podemos fazer ajustes finos para a garantia da concretização.

Facilitando no processo de tomada de decisão e servindo como uma bussola, as ações devem ser executadas seguindo o plano de ação para se chegar a o objetivo estabelecido, e para tanto, todos os envolvidos no processo devem ser engajados em torno do referido plano. Uma ação sem planejamento está fadada ao fracasso, quando temos a ousadia de conseguirmos executa-la. Portanto, o direcionamento e o suporte proporcionado pelo Plano de Ação, são fatores que o tornam imprescindíveis para qualquer negócio.

Lembrando que este planejamento não é restrito exclusivamente para empresas, trabalhadores autônomos, empreendedores ou funcionários de uma organização, mas deve ser observado com magnitude em qualquer contexto onde precisamos de um resultado pessoal sustentável.

Vantagens de um bom plano de ação:

Por serem verdadeiros guias que ditam os atos que deveremos seguir, um bom plano de ação desenvolvido com contribuição e acompanhamento de um profissional capacidade, garante as seguintes vantagens:

  • prevenção de problemas;
  • apresentação de soluções;
  • reunião de informações relevantes para o negócio;
  • tomada de decisão pelos gestores;
  • feedback construtivo e aprendizagem de todos envolvidos;
  • conquista de objetivos da forma mais rápida e segura possível.

Essa ferramenta deve incluir as exatas ações que serão executadas por executor ou todos envolvidos, além de levar em consideração os recursos necessários para fazê-los. Os elementos que compõem o plano são:

  • objetivo geral;
  • lista de ações e tarefas a serem realizadas;
  • data de início e de fim para cada uma das atividades;
  • recursos financeiros;
  • pessoal alocado para cada ação;
  • plano de melhoria contínua para gerar robustez e vigor;
  • escopo de cada atividade;
  • lista de eventuais riscos e planos de contingência;
  • Vislumbrar e checar o resultado final.

Observação e Sugestão: Uma das melhores estratégias neste contexto especifico é utilizar o ROADMAP, um roteiro realizado num espaço físico de preferência, ou como alternativa num papel, onde estabelecemos uma linha do tempo e visualizamos e validamos todo o caminho até o objetivo final concretizado. Reconhecer o contexto, o caminho é uma estratégia inteligente que facilite e contribui significativamente.

O desenvolvimento de um Plano de Ação eficiente:

Para colocá-lo em prática e realmente torná-lo efetivo dentro de determinado período, não se deve colocar as informações de uma forma aleatória, na base do “achologuismo”. É preciso fazer uma autoanálise ou uma observação empresarial, verificando com precisão o que já está sendo realizado e os resultados que já estão obtidos. Entretanto, de nada vai funcionar criar objetivos que não possam ser acompanhados e medidos durante ou após a execução do Plano de Ação. É extremamente importante que os objetivos estabelecidos possam ser facilmente analisados, mensurados e apoiados ou apadrinhado por um profissional que tenha habilidade e expertise para agregar valor durante o processo, gerando menos desgastes e ganhando tempo. Um Plano de Ação para ser eficiente deve contemplar estas informações imprescindíveis:

  • O que está se buscando com o Plano de Ação de uma forma geral?
  • O que deve ser feito para se chegar ao objetivo?
  • Qual o cronograma com o calendário das ações a serem executadas?
  • De uma forma específica, qual o objetivo de cada ação para se chegar à concretização final?
  • Qual o investimento será necessário?
  • Eu estarei sozinho neste contexto ou tem participação de mais pessoas para executar as ações?
  • Quais os riscos? Tenho alternativas, um plano B?

Como você pode perceber, é preciso listar os riscos que as estratégias elencadas no plano de ação podem oferecer. É importante sempre planejar alternativas. Definido todo o planejamento e colocando em prática, é extremamente necessário fazer um constante acompanhamento das ações, para verificar se de fato estamos na direção adequada que de fato, garantirá que nos levará a concretização final, o objetivo final.

Parece simples, para escrever ou ler, mas na prática carece de muita disciplina.

Passos para criar planos de ação

Agora que você conheceu melhor os métodos disponíveis, confira algumas dicas e passos essenciais para criar planos de ação:

1. Defina claramente seus objetivos

Primeiramente, você deve considerar os objetivos principais, que devem ser claros, palpáveis e bem ponderados, pois servirão como base para o plano. Nessa etapa, crie ou extraia todos os elementos que guiarão as ações dos envolvidos.

2. Torne seus objetivos mensuráveis

É fundamental que eles atendam a determinados requisitos para que direcionem as ações do plano precisamente. Para isso, verifique se contêm os fatores do sistema SMART:

  • Específica (specific): é direta e não possibilita interpretação ambígua.
  • Mensurável (measurable): pode ser medida, permitindo saber se ela foi alcançada.
  • Alcançável (attainable): não pode ser excessivamente difícil ou fácil, caso contrário desmotivará todo os evolvidos no sistema.
  • Relevante (relevant): alcançá-la será benéfico para mim e para mais quem?
  • Temporal (time-bound): deve ter um prazo para ser finalizado.

3. Liste todas as tarefas que devem ser realizadas

Nessa etapa, você deve estruturar um checklist que serão executados no plano prático. Desenvolva uma lista contendo as atividades.

4. Estabeleça prazos

Todas as ações e tarefas devem ter prazos predeterminados, pois essa é uma importante etapa para o andamento do plano. Lembre-se de que cada atividade deve ter seu próprio tempo — que não pode ser muito curto, nem muito longo.

Os prazos devem ser compatíveis e adequado dentro de um tempo possível, para que não haja desmotivação no caminho.

5. Delegue tarefas se tiver mais pessoas envolvidas

Estude as tarefas e identifique quais são as mais complexas ou mais simples e delegue-as sem sobrecarregar nenhum elemento.

Desmembre as do primeiro tipo em atividades menores, que possam ser atingidas em menos tempo e que sejam mais fáceis de serem supervisionadas. Assim, os envolvidos terão mais clareza sobre a execução.

6. Crie uma representação visual do plano

Nesse ponto você deve elaborar um cronograma visualmente claro de todas as ações, prazos, etc., de forma que consiga detectar sua responsabilidade.

Exponha um cronograma em um local que possa frequentemente ver, gerando uma imagem mental apropriada.

7. Preveja situações de riscos e estruture planos de contingência

Nem sempre tudo ocorrerá como o planejado. São inúmeros os fatores que podem prejudicar, como mudança de pensamentos, crises econômicas, desastres naturais, acidentes de trabalho, dentre outras ocorrências fora do seu controle.

Para solucionar esses problemas, preveja o máximo de situações de riscos possível e elabore de antemão planos para solucioná-las. Quando você se deparar com esses acontecimentos, saberá exatamente o que fazer para manter o plano ativo.

8. Monitore o andamento das ações

Por fim, monitore toda a execução do plano, garantindo que as tarefas estejam sendo cumpridas no prazo e na ordem correta. Com os dados em mãos, registre tudo que não sair conforme o planejado, detecte eventuais entraves, identifique suas causas, alternativas e soluções. Tome todas as medidas necessárias para corrigi-las e verifique se as mudanças estão garantindo o andamento do plano.

Aqui você também pode pensar em medidas que aprimorem os processos e acelerem o alcance do objetivo. Nesse caso, haverá necessidade de revisar o plano de ação, pois podem ser alcançadas antes do esperado.

Quais são as armadilhas que nos limitam?

Ao elaborar um Plano de Ação, muitas vezes acabamos não o planejando de uma forma correta e atribuímos uma quantidade excessiva de tarefas em um período de tempo que não é adequado para a realização de todas elas.

Isto é feito na ansiedade de conseguir resultados imediatos, mas sabemos que não é assim que funciona. Para chegar aos objetivos desejados é necessário tempo, paciência, acompanhamento e apoio frequente.

Outro erro cometido na formação de um Plano de Ação acontece no que diz respeito a atribuição de tarefas a terceiros e estes podem não ter habilidades, capacidades e preparo necessários para a tarefa que lhe foi solicitada.

Portanto é fundamental conhecer profundamente as habilidades de todos os envolvidos, porque não dizer até de você mesmo. Entender quais são meus pontos forte e limitados no processo de execução.

Concluindo, seguindo os passos acima, você será capaz de escolher a metodologia adequada e desenvolver com a ajuda de um profissional, o plano de ação que garantirá a concretização final e percorrer o caminho com um mínimo de stress e um grau de aprendizagem que fique impregnado na sua competência inconsciente.

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